Krajem prošle i početkom ove godine radila sam na dva vrlo slična projekta u kojima je cilj bio organizacija nabave. Naime, radi se o tvrtkama u obiteljskom vlasništvu koje su u zadnjih par godina izuzetno izrasle i po pitanju prihoda i broja zaposlenih. Vlasnici su od početka radili u svojim tvrtkama, razvijali poslovanje, no bez iskustva u nekom drugom okruženju. I jedan i drugi su mi se obratili sa sljedećim zahtjevom:
- Svjesni smo da smo brzo rasli, tvrtka traži reorganizaciju, a kao vlasnici nemamo dovoljno iskustva i znanja kako da postavimo organizaciju nabave, skladišta i vezu sa ostalim odjelima u tvrtki – prodaja, financije, proizvodnja.
Radi pojašnjenja, radi se o dvije potpuno različite djelatnosti. Jedna tvrtka bavi se trgovinom i distribucijom građevinskog materijala te ima svoju maloprodaju i veleprodaju. Druga tvrtka se bavi proizvodnjom gotovih proizvoda, ima svoja skladišta materijala i gotovih proizvoda, a jedan dio proizvodnih funkcija outsourcaju odnosno koriste se uslugom kooperanata za pojedine faze izrade proizvoda.
Ono što je karakteristično za obje tvrtke je da su postale svjesne koliko je važna jasna organizacija i definiranje procesa s posebnim naglaskom na nabavu i upravljanje zalihama.
Što podrazumijeva organizacija nabave?
Nabava postaje sve važnija funkcija u poslovanju i iz toga razloga traži se sve jasnija i konkretnija definicija koraka u aktivnostima koje nabava provodi. Samim time poslovanje postaje protočnije i nema gubitaka resursa, a rezultat su kontrola troškova, ostvarenje ušteda i stvaranje dodatne vrijednosti za krajnjeg korisnika.
Najjednostavnija definicija s aspekta ciljeva nabave je: nabaviti robu/uslugu odgovarajuće kvalitete iz provjerenih izvora uz pravovremenu dostavu na traženo mjesto uz odgovarajuću cijenu. Zvuči jednostavno, zar ne?
Naglasak je na nekoliko parametara:
- kvaliteta,
- cijena,
- količina,
- rok isporuke,
- dobavljač,
- lokacija.
I poštujući samo gore navedeno, s operativnog aspekta, nabava uopće ne bi trebala biti komplicirana. No praksa mi je pokazala da su problemi skoro pa svakodnevni.
A što je tome razlog?
Prije svega razlog su nedovoljno jasno definirani koraci u procesu, jasne obveze i odgovornosti, vrlo jasna povezanost i suradnja sa ostalim odjelima, edukacija djelatnika i slično. I naravno, zadnje no ne manje važno, uopće položaj i poimanje nabave u samoj tvrtki.
Kako organizirati nabavu u poduzeću?
Kada smo u početnim razgovorima definirali projektni zadatak, vlasnici su mi sami rekli da nabavu rade usput i to rade dvoje ili troje zaposlenika. No nakon snimke stanja, utvrdili smo da se nabavom bave skoro pa svi, nema jasne kontrole niti sljedivosti u naručivanju. To je rezultiralo kašnjenjem u dobavi i nemogućnosti isporuke kupcu u traženom roku. S druge strane, u pojedinim slučajevima je rezultiralo velikim zalihama, pojavom nekurentnih zaliha, povećanim troškovima i sl.
U oba slučaja odlučili smo se za centraliziranu organizaciju nabave. To znači da se sva nabava odvija sa jednog mjesta. Definirani su korisnici koji imaju ovlaštenja naručiti što treba za potrebe njihovih odjela, i to na jasan i standardizirani način.
Nabava je dobila jasne upute na koji način postupiti u svakom konkretnom slučaju, što poduzeti, na koji način komunicirati prema dobavljačima i internim korisnicima.
Nakon toga proveli smo edukaciju svih uključenih kako bismo bili sigurni da je opisani proces organizacije nabave jasan i razumljiv svima u lancu.
Organizacija nabave mora biti održiva
Naravno, sada slijedi onaj najteži dio, a to je održivost projekta. Vjerujem da prepoznavanjem prednosti nove organizacije, održivost i dosljednost u provođenju koraka u procesu neće biti upitna.
I za kraj da zaključim da je za uspješnu organizaciju nabave potrebno:
- definirati korake u procesu nabave,
- postaviti vrlo jasne odgovornosti i obveze kako nabave tako i ostalih odjela, a to su prodaja, skladište, proizvodnja i financije,
- te propisati što detaljnije aktivnosti koje su primjenjive za konkretnu tvrtku.
Uz ovakav pristup funkciji nabave moguće je osigurati održivu i uspješnu organizaciju nabave u poduzeću.
Autor: Nataša Cikač, konzultant za nabavu i lanac opskrbe
