Dana 17.4.2019. godine održana je panel diskusija „Izazovi transformacije za proces nabave“. Panel je organizirao HUP Regionalni ured Varaždin u suradnji s tvrtkom Cronata.
Na panelu su sudjelovali Mirela Senica, direktorica nabave SEE – IBM i predsjednica HUND – Hrvatske udruge nabavne djelatnosti, Vlado Gazdek, direktor nabave u Podravci i Marijan Mužar, direktor nabave u poduzeću Rasco. Paneliste, kao i sve sudionike, je kroz zanimljivu diskusiju vodila moderatorica Nataša Cikač, vlasnica tvrtke Cronata. U središtu diskusije je bila nabava kao strateška funkcija i izazovi s kojima se susreće kroz prizmu sveprisutne transformacije.
Zaključci panelista su da se u korporativnim upravljanjima sve više koriste prednosti zajedničke nabave i digitalizacije koje doprinosi pojednostavljenju procedura i procesa. Nabava se pozicionira kao strateška funkcija, dok manji sustavi brže, lakše i jednostavnije mogu unositi promjene. Naravno, ukoliko su donositelji odluka skloni iste popratiti.
Panelisti su složni da svaka transformacija nailazi na otpor koji donose promjene. Zato je važno komunicirati sve prednosti digitalne transformacije, biti uporan i ustrajan, uz jasnu svrhu i cilj. Transformacija postaje „trajna imenica“. Sveprisutna je, nije vremenski određena već je vezana uz zadane ciljeve i rezultate, kako bi se proces opravdao i nastavio.
Marijan Mužar iz tvrtke Rasco ističe: „Svaka transformacija nailazi na otpor koji donose promjene. No s vremenom se uviđaju prednosti digitalne transformacije i uvođenja noviteta. Odnos prema dobavljačima treba bazirati na uzajamnosti, a važno je imati prostor za zadovoljstvo suradnje u smislu ostvarenja profita i stvaranja boljih uvjeta.“
Da je često najteže transformirati svijest donositeljima odluka potvrđuje i Vlado Gazdek iz Podravke. „Transformacija se danas veže uz efikasnije korištenje resursa te je potrebno jasno definirati koju svrhu promjena ispunjava i koju namjeru slijedi.“
Veliki izazov predstavlja i kompleksnost u poslovnim procesima. Stoga je potrebno jasno definirati procedure, proces i alate koji su raspoloživi, a uključuju ljudski potencijal. Transformacija prije svega treba biti odluka i volja svih uključenih u proces, jer su otpori neizbježni. Ali efekti i prednosti, kao i rezultati, su itekako uočljivi. Panelisti su suglasni da su zaposlenici jednako važni u procesu transformacije nabave. Naime, od njih često dolazi najveći otpor, a neki zaposlenici otpadaju jer se nisu u stanju prilagoditi. Oni koji su spremni na promjene i prilagodbe sudjeluju u procesu, doprinose promjeni i motivirani su, jer uviđaju prednosti u vlastitoj organizaciji rada.
„Kontinuirana, participativna suradnja sa svim zaposlenicima donosi velike prednosti. Ne samo u njihovoj većoj motiviranosti već se ostvaruju i bolji poslovni rezultati uz puno efikasnije korištenje resursa. Jednako važno je u proces uključiti i interne klijente koji trebaju jasno definirati svoje potrebe kao i dobavljače koji su spremni iste ispuniti“. – Mirela Senica, HUND
Neminovni dio transformacije je interakcija sa svim dionicima u procesu. Nabava se često vidi kao „vatrogasna služba“, dok je prodaja „zvijezda“ i nije prepoznato koji dio dodatne vrijednosti transformacije nabave može donijeti. Mijenjaju se i sami nabavljači. To su pozicije koje sve više ističu svoju svrhu i vrijednost, te i oni postaju prepoznati kao važan i utjecajan dio poslovnog procesa. Ističe se da je potrebno biti dobro povezan te kao voditelj tima živjeti željenu promjenu i poticati zaposlenike, dobavljače i interne klijente na promjenu i prilagodbu na nove uvjete poslovanja.
Kao u svakoj digitalizaciji tako je i u nabavi potrebno rutinske poslove automatizirati. Određene dijelove procesa poput pripreme i provedbe treba ostaviti „ljudskima“, jer su prožete mnoštvom nepoznanica. Takav pristup daje odgovor na zaključak ostalih sudionika panela koji ističu da se najviše vremena u procesu nabave gubi na izvještaje i generiranje prošlih podataka prema Upravi, te na definiranje zahtjeva internih klijenata. Upravo je u tom segmentu potrebna digitalna transformacija kako bi se moglo do svakog podatka poslovanja doći „jednim klikom“.
Zaključno se iznosi da je u transformaciji nabave neophodno definirati procese, pravila i procedure. Ujedno uključiti donositelje odluka, ključne ljudi koji će stajati iza istih i pridržavati ih se. Nabava stoga treba biti prepoznata i pozicionirana kao strateška funkcija, s jasnim ciljem i svrhom. Naravno da digitalna transformacija nabave traži velike napore i angažman. Ali istraživanja i iskustva pokazuju pozitivne rezultate na zadovoljstvo nabavljača, ostalih zaposlenika i na poslovne rezultate.
Sami nabavljači trebaju biti uporni i definirati se kao pokretač promjene i sve dobrobiti transformacije prenositi prema donositeljima odluka. Važno je promovirati funkciju nabavu i poziciju nabavljača koja ne smije ostati zanemarena. Naprotiv, može donijeti i veće uštede nego generiranje prihoda isključivo na prodajnoj strani. Nabava je u svijetu prepoznata kao strateška funkcija i može donositi veće uštede nego sama prihodovna strana prodaje. Potrebno je tražiti sugovornike i promovirati nabavu, funkciju nabave i same sebe kao nabavljače. Realna situacija je da Hrvatska, a prije svega regija, još uvijek sramežljivo pristupa samom procesu transformacije nabave. Iz HUP-a se ističe da je poželjno osnovati Klub nabavljača u kojima bi se redovito sastajali te razmjenjivali iskustva.
I za kraj, svi su srdačno pozvani na veliku konferenciju Nabava na prekretnici – što donosi budućnost? Konferencija će se održati 14.11.2019. povodom 15-godišnjice HUND-a, a okupit će renomirane stručnjake iz svijeta nabave.
