Svi smo i te kako svjesni da ćemo 2020. godinu pamtiti još dugo. Početkom godine poduzeća su imala definirane jasne planove, strategije daljnjeg rasta i razvoja te nitko nije ni sanjao da će se dogoditi COVID-19. Nakon prvobitnog šoka svi smo se polako privikavali na novonastalu situaciju te poslovanju u promijenjenim uvjetima. Nabava i lanci opskrbe bili su jedni od važnijih karika u nastavku poslovanja. No sada se postavlja pitanje što i kako dalje.
Već smo zagazili u drugu polovicu godine u kojoj će poduzeća nastojati ublažiti gubitke odnosno uspostaviti što stabilnije poslovanje. Uprave će svakako očekivati i od nabave da ostvari uštede, niže cijene, bolju kvalitetu, kraće rokove isporuke, duže rokove plaćanja i sl. No prije se moramo zapitati: da li je naša nabava u mogućnosti ostvariti zadano? Kako realno sagledati i napraviti procjenu nabave?
U tome Vam može pomoći metodologija koju sam razvila kroz svoje bogato iskustvo, a o čemu se radi saznajte u nastavku.
PAM metodologija za detektiranje nedostataka u nabavi i lancu opskrbe
Kao konzultant radim sa malim poduzetnicima kao i većim poduzećima. Kroz praksu sam razvila PAM metodologiju (Procurement Assessment Methodology) koja vrlo lako može detektirati glavne nedostatke i izazove u samoj nabavi i lancu opskrbe.
PAM metodologija obuhvaća sagledavanje kompletnog segmenta nabave kroz sljedeće parametre:
- Procesi
- Resursi
- Operacije
- Mjerljivost
Razmotrimo svaki od tih parametara detaljnije… krenimo od procesa i resursa.
Dobro definiran proces nabave i resursi
Bez obzira koja je veličina poduzeća i kojom granom industrije se poduzeće bavi, ukoliko želimo ostvariti uštede kroz nabavu, preduvjet je dobro definiran proces nabave. Pod dobrom definiranim procesom podrazumijevam sljedeće korake:
- Tko će naručiti, kada i koliko?
- Na koji način se naručivanje provodi, koji dokumenti su potrebni?
- Kako odabrati dobavljače i definirati najbolje cijene?
- Tko i na koji način prati realizaciju narudžbe?
- Što kad se narudžba realizira?
Proces mora jasno definirati obveze i odgovornosti svih zaposlenika koji se bave nabavom, kao i sustav kontrole po pojedinim fazama koje su za poduzeće važne. Isto tako, vrlo je važno da proces bude realan, da opisuje stvarno stanje i način na koji se aktivnosti unutar nabave odvijaju. Kada se proces u potpunosti poštuje od strane svih uključenih, tek tada se stvaraju uvjeti za unapređenja i poboljšanja unutar procesa nabave kojima svakako treba težiti.
Sljedeći bitan parametar su resursi. Tu prije svega mislimo na djelatnike u nabavi i one koji su na bilo koji način povezani sa ranije definiranim procesom. Koje su kompetencije djelatnika, da li su upoznati sa svojim procesom i što se od njih očekuje. U praksi pronalazim slučajeve kada uprava očekuje određene efekte nabave, no nije to jasno iskomunicirala sa svojim timom.
Osim djelatnika, pod resursima podrazumijevam i informatičku podršku. Bilo da se radi o sofisticiranom ERP-u, tailor-made softveru ili još uvijek klasičnim Excel tablicama, mora postojati kompatibilnost između definiranog procesa i informatike. Drugim riječima, informatičko rješenje mora pratiti definirani proces, u suprotnom se ne ostvaruju traženi efekti koji se od nabave očekuju. Često u praksi nalazim i na situacije gdje poduzeća kupuju vrhunska informatička rješenja koja nisu usklađena sa postojećim stanjem i potrebama. A to dovodi često i do frustracije zaposlenika te u konačnici i do neočekivanih rezultata koje bi takvi resursi trebali omogućiti.
Upravljanje operacijama i lanac opskrbe
Do sada smo se u ovoj objavi bavili jasno definiranim procesom i resursima kao bitnim parametrima za procjenu stanja nabave koju radimo pomoću PAM metodologije. Sada ću objasniti preostala dva parametra, a to su operacije i mjerljivost.
Iako je primarni zadatak nabave ušteda, nabava nije samostalna jedinka u poduzeću. Ne smije se kao takva ni tretirati, već je nužno uspostaviti vrlo jasnu povezanost unutar svih procesa. Drugim riječima, preduvjet za uspješan rast i razvoj poduzeća je dobro postavljena organizacija operacijskih funkcija. I to sa ciljem da sve što radimo odradimo racionalno, efikasno i kvalitetno.
Tako dolazimo do pojma upravljanje operacijama. U većim poduzećima postoji tzv. Operational manager čija zadaća je upravo povezivanje, kontrola i unapređenje procesa. U ostalim poduzećima, pod operacijama podrazumijevam jasnu povezanost nabave sa proizvodnjom, prodajom, skladištima, upravom, financijama i drugima. I to u smislu tijeka informacija, kolanja dokumentacije, razine odgovornosti i sl. Drugim riječima, dolazimo i do pojma lanac opskrbe koji u zadnjih 10-ak godina dobiva sve veću važnost. U praksi često nailazim na slučajeve gdje u procesu nije jasno definirano tko je za što zadužen. Tada dolazi do situacija tipa “ja sam mislio/la da će to oni iz prodaje” i slično. Rezultat toga je najčešće da se ne naruči na vrijeme, naruči se krivo i sl.
Bez obzira da li postoji organizacijski definiran lanac opskrbe ili ne, proces nabave mora imati vrlo jasnu vezu sa ostalim odjelima kako bi se ostvarili efekti nabave u punom potencijalu.
Uz mjerljivost kroz KPI do ostvarenja ciljeva
Već smo nekoliko puta naglasili da svako poduzeće teži ostvarenju ciljeva koje su postavili. Primarno se oni gledaju kroz povećanje prihoda i profita, smanjenje troškova i sl. Mjerljivost je parametar koji nam omogućuje da pratimo sve bitne korake jasno i precizno kako bismo mogli reagirati u datom trenutku i poduzimati potrebne akcije u cilju ostvarenja zadanih ciljeva. Jedan od najraširenijih alata koji se u tu svrhu koristi su KPI, ključni indikatori uspješnosti (engl. Key Performance Indicator).
KPI pomažu u ostvarivanju ciljeva, zadanih strategija i apsolutno unapređuju i poboljšavaju provedbu zadataka koje ima nabava. Naravno, ali samo ukoliko su KPI dobro definirani, prilagođeni situaciji i usmjereni ciljevima poduzeća.
Zadatak KPI je da pomažu u poboljšanju razine usluge koju proces nabave obavlja, identificiraju potencijalna uska grla i pomažu da se nabava kontinuirano unapređuje. Ukoliko pogledamo glavni zadatak nabave, odnosno njezinu osnovnu funkciju, možemo reći da se svodi na dobavu proizvoda i usluga u odgovarajućoj kvaliteti u definiranom roku uz minimalni trošak. Iz toga proizlaze i 3 grupe KPI koji su povezani sa sljedećim:
- povećanje kvalitete,
- smanjenje troškova odnosno povećanje ušteda,
- poboljšanja u isporukama.
Vrlo je važno promatrati definiranje KPI kroz sve tri grupe. Jer npr. snižavanje cijena može utjecati na povećanje škarta. Preuranjena isporuka može utjecati na veličinu zaliha i angažman financijskih sredstava. Direktan utjecaj na likvidnost ili smanjenje cijene može utjecati na nezadovoljstvo internih korisnika nabavljenim proizvodom odnosno uslugom.
Naučite raditi procjenu svoje nabave pomoću “PAM” metodologije!
PAM metodologija je vrlo uspješna jer je razvijena kroz praksu odnosno konkretno iskustvo s terena te uvijek donosi odlične rezultate. Kada sagledamo objektivno i realno vlastitu nabavu kroz sva navedena 4 parametra (proces, resursi, operacije, mjerljivost) i procijenimo stanje vlastite nabave, tek tada možemo definirati jasne, ostvarljive i realne ciljeve.
Ukoliko želite naučiti kako da pomoću PAM metodologije (Procurement Assessment Methodology) napravite procjenu stanja nabave u svom poduzeću, pridružite nam se na Nabavnoj Akademiji. U sklopu akademije ćete savladati navedenu metodologiju i dobiti dodatna napredna znanja iz nabave. Cijeli program te stručne edukacije kao i sve detalje za prijavu potražite na www.nabavna-akademija.com.hr.
Ako trebate stručnu podršku prilikom procjene vaše nabave, obratite nam se s punim povjerenjem na info@cronata.hr.
Autor: Nataša Cikač, konzultant za nabavu i lanac opskrbe
