U vrlo specifičnoj i neočekivanoj situaciji u kojoj smo se svi našli uslijed krize uzrokovane pandemijom, nabava se možda i više od svih ostalih aktivnosti u poduzeću suočila sa dodatnim pritiskom realizacije ostvarenja zadanih ciljeva. U uvjetima redovnog poslovanja, nabavni timovi kontinuirano se bave postizanjem ušteda, ostvarenjem dodatne vrijednosti kroz suradnju sa dobavljačima te ublažavanjem rizika u lancu opskrbe. U novonastalim uvjetima, osnovni zadatak nabave postaje osiguranje što redovitijih isporuka, procjena rizika eventualnih nestašica sirovina, održavanje kvalitetnih odnosa sa postojećim dobavljačima te pronalaženje novih, alternativnih dobavljača.
Situacija je i dalje neizvjesna te će se definitivno odraziti i na način poslovanja nabavnih timova. Ono što sa sigurnošću možemo reći je da u nabavi ništa više neće biti isto.
KAKO RADITI NABAVU U 2021. GODINI?
Nedavno je održana 15. Konferencija o nabavi, ovaj puta on-line, koja je okupila eminentne stručnjake i profesionalce u nabavi iz zemlje i inozemstva. Zaključak koji se na kraju nametnuo je da nas je ovaj period, uz primjenu digitalnih rješenja, usmjerio na 3 ključna parametra buduće nabave:
- agilnost,
- dobavljači
- i nabavni timovi.
ŠTO USTVARI ZNAČI “AGILNO”?
U poslovnom svijetu sve se više govori o agilnim procesima, agilnom poslovanju, uspješnosti agilnih timova. “Agilno” je postao izraz broj jedan u poslovnom okruženju. No postavlja se pitanje – da li smo zaista agilni u svom radnom okruženju?
Agilno je mogućnost da se odgovori na kontinuirane promjene koje su diktirane dinamičnim zahtjevima klijenata/korisnika. Ono predstavlja prilagodljivost. Agilno je razumijevanje današnjeg konteksta u uvjetima neizvjesnosti kojoj smo izloženi i usputno prilagođavanje novonastalim okolnostima.
Agilni način rada pojavio se u IT industriji i u procesima razvoja softvera. No vrlo brzo se proširio i na druge grane industrije, a primarno u velikim tvrtkama sa ciljem poboljšanja efikasnosti zaposlenika. Agilno predstavlja promjenu načina razmišljanja, odnosno to je mindset koji kroz suradnju i timski rad pridonosi bržem i jednostavnijem dolasku do rješenja za potrebe klijenata. Međutim, da bismo bili agilni nije smisao promijeniti procese već i organizacijsku kulturu tvrtke.
Možemo još reći da je agilno i skup stavova i principa koji podržavaju agilnu radnu sredinu, a što uključuje poštovanje, suradnju, kontinuirana poboljšanja, naglasak na isporuku vrijednosti i sposobnost prilagođavanja promjenama. Temeljni skup agilnih načela definirana su Manifestom iz 2001. godine kroz smjernice za agilni pristup na bilo kojem području.
AGILNOST I PROCESI
Moglo bi se zaključiti da agilna organizacija ne prati procese, no to nije točno. Procesi su nužni i bitni. No organizacijska kultura mora prihvatiti koncept kontinuiranih poboljšanja kako bi ostvarila agilnost te efikasnost procesa i zaposlenika. Temelj je na komunikaciji između zaposlenika i timova, ali isto tako naglasak je na tome da je poštivanje promjena važnije od poštivanja plana.
Prema Gartneru, uglednoj istraživačkoj i savjetničkoj kompaniji u području informacijskih tehnologija, agilnost u poslovanju obuhvaća četiri elementa: promjenjivost, prilagodljivost, produktivnost i svjesnost, što su i strateška obilježja tvrtke ili druge organizacije.
AGILNA NABAVA
Ukoliko pogledamo prije navedenu definiciju da je agilno poslovanje brzo i što jednostavnije ostvarenje potreba krajnjih korisnika kroz timski rad, tada je važnost nabave itekako bitna. Osnovni zadatak nabave je da dobavi pravu robu, odgovarajuće kvalitete i količine po prihvatljivoj cijeni u točno traženo vrijeme i na traženu lokaciju. Kroz svoju funkciju nabava je usko povezana sa dobavljačima, upravlja u prosjeku sa preko 60% ukupnih troškova u tvrtki, ovisno o industriji pa samim time je bitna karika u postizanju agilnosti. Kroz suradnju sa dobavljačima nabava predstavlja generator inovacija koje su bitne za ostvarenje konkurentnosti te dodane vrijednosti.
Nabava može kroz suradnju sa dobavljačima osigurati da tvrtka reagira brže u odnosu na konkurenciju i to:
- lansiranjem novog proizvoda na tržište,
- kroz zadovoljavanje novih potreba kupaca,
- uz reagiranje na nove proizvode konkurencije.
Ono na što nabava mora dati odgovor je koji su to dobavljači koji mogu ponuditi inovacije i razvoje te zašto bi to ponudili baš nama. Stoga osnovni preduvjet za agilnu nabavu je orijentiranost na rješavanje problema, upravljanje odnosima s dobavljačima i fleksibilnost uz primjenu alata za kontinuirana poboljšanja.
VAŽNOST SURADNJE SA DOBAVLJAČIMA
Već smo kroz pojašnjenje agilnosti naglasili važnost suradnje sa dobavljačima. Početkom pandemije većina tvrtki suočila se sa otežanim isporukama svojih dobavljača. Stoga je glavna preporuka proširenje baze postojećih dobavljača, prepoznavanje potencijalnih rizika i pronalaženje alternativa.
Menadžeri nabave uglavnom su fokusirani na dobavljače grupe A. No pandemija nas je naučila da i te kako trebamo pozornost baciti i na naše dobavljače grupe B pa čak i C. Više nego ikad dolazi do izražaja razvijanje partnerskih odnosa, jasna i transparentna komunikacija i vrlo otvoren dijalog. Da, vjerojatno sa većinom strateških dobavljača imamo ugovore i klauzule o naplati penala prilikom kašnjenja, no u situacijama kao što je ova da li je to najbolje rješenje? Penale možemo naplatiti, no i dalje ćemo imati prekinuti lanac opskrbe. Isto tako uslijed poremećaj isporuke, nabavni timovi su se suočili i sa porastom troškova, prije svega transporta. Stoga je svakako i za ubuduće jedan od izazova planiranje zaliha, a pri tome vodeći računa da ne narušimo vlastitu likvidnost.
Jedna od strategija je svakako i reduciranje prodajnog asortimana, što se pokazalo kao jedan od poteza menadžmenta u ovoj krizi, a definitivno ima utjecaj na poslovanje s dobavljačima.
Nedavno je konzultantska kuća Deloitte provela međunarodno istraživanje što su menadžeri nabave poduzeli u vrijeme pandemije i o čemu trebaju razmišljati ubuduće ukoliko žele preživjeti te njihovi podaci pokazuju da su upravo dobavljači i transparentnost lanca dobave u fokusu nabavnih timova.
NABAVNI TIM ZA BRZE PROMJENE
Agilnost i pojačana suradnja sa dobavljačima nisu nikako mogući ukoliko nemamo kompetentan i motiviran nabavni tim. Stoga je održavanje pozitivne komunikacije primarno za poslovanje u novim normalnim uvjetima. Svatko tko se bavi nabavom reći će da je pandemija više nego ikad donijela pojačani pritisak poslovanja na nabavne timove. Očekuju se kontinuirane isporuke i održavanja dogovorenih nabavnih uvjeta u cilju osiguranja likvidnosti i profitabilnosti poslovanja. Stoga je velika odgovornost menadžmenta nabave razvijati vještine novog liderstva kako bi uspješno vodili nabave timove.
Pozitivna i motivirajuća komunikacija postaje prioritet broj jedan kako bismo osigurali snažan tim spreman na brze promjene i prilagođavanje aktualnim uvjetima.
Digitalizacija i automatizacija što više operativnih aktivnosti omogućava da se nabavni timovi sve više bave strategijom i stvaranjem dodatne vrijednosti što postaje presudno u novim uvjetima.
ŠTO NAS ČEKA U 2021. GODINI?
Stručnjaci se slažu da pandemija uzrokovana COVID 19 nije tipičan rizik. Ovo je situacija koja je zahvatila apsolutno cijeli svijet i sigurno dovela do promjena obrazaca ponašanja u poslovanju. Početkom pandemije američki poslovni magazin Fortune proveo je istraživanje na 1000 najvećih američkih tvrtki gdje je čak 94% njih potvrdilo da su im narušeni lanci opskrbe, na 75% tvrtki pandemija je ostavila negativne ili vrlo negativne posljedice na poslovanje, a 55% tvrtki je potvrdilo da su korigirale svoja očekivanja u pogledu rasta poslovanja.
Stručnjaci se također slažu da pandemija nije kratkoročna kriza, posljedice će sigurno biti vidljive i u narednim godinama. Stoga će važnost nabave i lanca opskrbe biti ključna u prilagodbi na novo normalno kroz kvalitetnu bazu dobavljača, spremnost na agilnost i promjene te timski rad.
Autor: Nataša Cikač, konzultant za nabavu i lanac opskrbe
