Važnost funkcije nabave
Kao konzultant koji prije svega pruža podršku poduzećima u području nabave i upravljanja zalihama tijekom rada susrećem se i sa klijentima koji ne prepoznaju važnost funkcije nabave. Iako nabava kao proces postoji, ona se obavlja „usput“. Njome se bavi vlasnik ili tajnica ili šef proizvodnje ili netko treći u svoje slobodno vrijeme. Najčešći odgovor kod takvih klijenata je da njima stručna podrška nije potrebna. Smatraju da to i nije toliko veliki financijski obujam da bi iziskivao ozbiljniju organizaciju/proceduru/proces. Na moje sljedeće pitanje koliki je taj financijski obujam često puta niti ne dobijem konkretnu brojku. Što iz razloga da se ne odaju poslovne brojke no ponekad iz razloga što vlasnik nije taj podatak uopće sagledao na taj način.
Zašto je nabava važna?
Na početku konzultantskog posla kontaktirala sam jednu sličnu proizvodnu tvrtku i razgovor koji smo tada vodili bio je identičan početku ovog teksta. Nakon dvije godine vlasnik me kontaktirao i tražio sastanak. Naime zadnjih par godina nije bilo većeg rasta prihoda i vlasnik se okrenuo troškovnoj strani. Došao je do zaključka da njegove usputne, povremene nabave i nisu tako male. Detaljnijim pregledom utvrdio je da se kancelarijski materijal kupuje u knjižari koja je usput kolegici iz financija kad dolazi na posao, tijekom zadnjih 6 mjeseci je proizvodnja dva puta imala zastoj jer sirovina nije stigla na vrijeme (a naručuje ju šef proizvodnje). Nadalje, troškovi transporta imaju i te kako veliki udio, a ne postoji ugovorni odnos sa prijevoznicima, i sl.
Krenuli smo u projekt uspostave funkcije nabave. Definirali smo vrlo jasne parametre za pokretanje nabavnog procesa. Utvrdili smo kontrolne točke, odgovornosti i ovlaštenja. Uveli smo i tri ključna indikatora uspješnosti. Definirali smo glavne kategorije materijala. Odnosi sa dobavljačima ostali su u domeni vlasnika, no temelj su bile kvalitetne analize i dobra priprema. Utvrđen je propisani sustav reklamacija. Napravili smo edukaciju svih djelatnika koji su na bilo koji način povezani sa nabavom (prodaja, financije, proizvodnja, skladište) kako bi se u potpunosti razumjeli procesi i odgovornosti. Iako je projekat u suštini završio, povremeno se sastajemo kako bismo kontrolirali uspješnost procesa te kontinuirano radili na njegovom poboljšanju.
Kada krenuti u formiranje nabave?
Odgovor na ovo pitanje glasi: u onom trenutku kada prepoznajete važnost troškova nabave u svom poslovanju. To ne znači da morate imati cijeli odjel za nabavu, ali u svakom trenutku morate znati krvnu sliku nabavnog procesa.
Ukoliko ste manja tvrtka dovoljno je imati jednu do dvije osobe koje se bave nabavom. Ukoliko su potrebe veće tada se formiraju cijeli odjeli. Naravno, i unutar takvih odjela postoje prostori za unapređenje i poboljšavanje procesa, što je i pokazalo nedavno istraživanje koje smo proveli u tvrtkama na području RH. Uvijek postoji i opcija outsourcinga nabave ukoliko analiza poslovanja pokaže da je takav oblik ekonomski opravdan za tvrtku (fluktuacije u poslovima nabave, provođenje konkretnih projekata u nabavi i sl.)
Nabava kao strateški partner
Upravo je i ideja da se nabava postavi na takvu razinu da se tretira ne kao potrošač u tvrtki nego kao mjesto gdje započinje proces zadovoljavanja potreba vaših krajnjih kupaca odnosno klijenata. Koliko je nabava educirana, strateški orijentirana te ravnopravna sa ostalim funkcijama u tvrtki, rezultat njezinog rada će biti zadovoljan kupac odnosno klijent. To naravno podrazumijeva osiguravanje potrebnih količina u traženoj količini i kvaliteti po optimalnoj cijeni.
Rezultat implementacije poboljšavanja u nabavi i planiranju zaliha je uvijek daleko veći od početnog ulaganja!
Autor: Mr. sc. Nataša Cikač, ekspert za nabavu i upravljanje zalihama. Vlasnica je tvrtke Cronata d.o.o. koja pruža stručnu i profesionalnu podršku tvrtkama iz različitih grana gospodarstva u području nabave i upravljanja zalihama.
