Jedan od važnih koraka operativne nabave je i potvrđivanje pristiglih ponuda i zaključivanje procesa nabave. O tome koje RFx alate nabava ima na raspolaganju prilikom kreiranja procesa nabave, možete pročitati na našem blogu Što su RFx alati i kako se koriste u nabavi
U ovom članku dati ćemo pregled osnovnih smjernica kako zaključiti proces nabave.
Od kud krećemo?
Nakon što smo u postupku prikupljanja ponuda (RFQ) odabrali najbolju opciju, potrebno je na neki način potvrditi dobavljaču predložene uvjete. Svakako prije toga slijedi faza pregovaranja o čemu ćemo govoriti detaljnije govoriti u nekom od sljedećih članaka. Ovisno o veličini narudžbe teći će i tijek pregovora i što želimo postići, no svakako kroz pregovore možemo pokušati pronaći dodatni prostor za uštedu i bolje uvjete tražene narudžbe. Nakon što smo ostvarili konačan dogovor, nužno je u pismenom obliku potvrditi dogovorene uvjete. Jedan od načina je slanje narudžbenice (eng. order) koja sadrži sve dogovorene elemente ponude te koju naš dobavljač tada treba potvrditi u pismenom obliku (engl. order confirmation) . U tom slučaju možemo govoriti da imamo sve elemente ugovornog odnosa.
No tvrtke danas sve više potpisuju Ugovore sa svojim dobavljačima, posebno kada se radi o dugoročnijim poslovnim odnosima, kod većih financijskih vrijednosti narudžbi ili jednostavno radi sigurnosti i smanjenja rizika prilikom dobave.
Koje vrste ugovora postoje?
U ugovaranju poslova sa dobavljačima postoji nekoliko važnijih tipova Ugovora kojima se reguliraju poslovni odnosi između kupca i dobavljača. Bitno je izabrati upravo onaj koji na najbolji način definira prava i obveze postignutog dogovora sa našim dobavljačem.
Ugovor sa fiksnom cijenom (engl. Fixed price Contract) – odlična opcija kada želimo fiksirati cijenu robe/usluge, pogotovo kad postoji tendencija promjene cijene u narednom periodu dobave
Ugovor o nadoknadi troškova (eng. Cost reimbursale Contract) – idealan kada opseg ugovora nije poznat, npr. kod usluga montaže opreme ili građevinskih radova i sl.
Narudžbenica (engl. Purchase Order) – kao što smo već i spomenuli, za ugovaranje poslova, narudžba ( PO) ima legitimnost ugovora ukoliko su na njoj navedeni svi važni parametri ( cijena, količina, rokovi, način plaćanja i sl.) te ukoliko je potvrđene od strane kupca i dobavljača.
Što sve definiramo?
Kao što smo već i spomenuli ugovorom se definiraju prava i obveze između kupca i dobavljača. Neovisno o vrsti ugovora koji sklapamo, važno je obratiti pažnju na određene članke/točke ugovora. Možemo govoriti o pravnim, financijskim i komercijalnim klauzulama.
PRAVNE – točni nazivi ugovornih strana sa svim podacima (odgovorna osoba, adresa, OIB), početak i završetak trajanja ugovora, viša sila, garancija i jamstveni rokovi, osiguranje, nadležni sud/institucija…
FINANCIJSKE – način i rok plaćanja, brojevi računa, sredstvo osiguranja plaćanja, kamate, penali i sl.
KOMERCIJALNE – naziv robe/usluge sa eventualno priloženim specifikacijama, jedinična cijena, količina, rokovi isporuke, paritet i načini isporuke, način pakiranja robe, tehnička podrška/servis,…
Zato je važno u proces ugovaranja uključiti i ostale odjele (pravni, financije) kako bismo bili sigurno da smo zaštitili tvrtku uslijed eventualnih nesporazuma i kršenja ugovora. Dakle, kako biste zaštitili tvrtku i sigurnost dobave, preporuka je svakako tražiti potvrdu narudžbe od vašeg dobavljača ili sklopiti ugovor ukoliko se radili o većim investicijama, dugoročnijim odnosima ili jednostavno da rizik dobave svedemo na minimum.
Autor: Nataša Cikač , konzultantica za nabavu i lanac opskrbe
