Izvrsnost lanca opskrbe u hotelijerstvu
Nabava kao poslovna funkcija ima izuzetnu važnost svakog poduzeća. Ona ne predstavlja samo mjesto naručivanja roba i usluga, već postaje i strateški partner za upravljanje zalihama i zadovoljavanje potreba krajnjih korisnika.
Pritisak na uštede je sve veći te tradicionalni načini vođenja nabave i upravljanja zalihama više nisu učinkoviti. Stoga se trebamo okrenuti novim tehnikama i alatima kojima se postižu zadani ciljevi.
Svaki put kada boravim u nekom hotelu, kao osobu koja se profesionalno bavi ostvarivanjem izvrsnosti vezano za lanac opskrbe, uvijek me zanimalo kako funkcioniraju procesi nabave i upravljanja zalihama u hotelijerstvu. Sa aspekta definicije lanca opskrbe i njegove orijentiranosti na zadovoljstvo krajnjeg korisnika/klijenta/kupca, hoteli u tome definitivno prednjače.
Nedavno mi se ukazala prilika da radim kao konzultant u jednom uglednom lancu hotela na našoj obali. Projektni zadatak bio je snimiti trenutno stanje, utvrditi prostor za unapređenje te implementirati poboljšanje i na kraju osigurati održivost unapređenja u procesima nabave i upravljanje zalihama.
Kao što sam i mogla pretpostaviti, u hotelijerstvu i turizmu situacija je vrlo kompleksna.
Glavne kategorije nabave
S aspekta kategorija nabave, možemo definirati glavne kategorije:
- Hrana i piće – čine cca 40% nabave
- Ostalo – potrošni materijal, sitni inventar, oprema, tehnički dio (održavanje), energenti, hortikultura, usluge održavanja, vozni park, marketinški materijal, wellness i sl.
Već samo na spomen kategorije hrana i piće, možemo zaključiti da situacija postaje još kompleksnija. Ovo je kategorija koja ima svoje specifičnosti, uvjete skladištenja i čuvanja, sezonalitet, rok trajanja i sl.
U ovom konkretnom hotelu, proces naručivanja hrane i pića bio je odgovornost voditelja odjela hrane i pića. Iako smo već u startu naglasili da je gost u prvom planu i hotel svojom kategorizacijom nudi određenu razinu usluge, ipak je prepoznata važnost veće kontrole troškova.
Važno je prvo utvrditi uska grla
Stoga smo utvrdili nekoliko uskih grla koja su se u ovom konkretnom slučaju javljala:
- Osobe koje su bile odgovorne za naručivanje nisu bile upoznate sa rokovima koje dobavljači imaju. Rađen je preveliki pritisak na nabavu koja je na uštrb cijene naručivala tražene količine u kratkim rokovima.
- Planiranje potreba je bilo relativno loše i odgovor je bio da je teško planirati. No, daljnjom razradom ipak smo došli do pojedinih kategorija namjernica koje se mogu planirati i time daju nabavi prostor za povoljnije kupnje. Npr. ukoliko prodaja priprema marketinške aktivnosti i najavljuje npr. sezonu trešanja u hotelu, tada je istovremeno iskomunicirano i sa nabavom da se vide mogućnosti dobave, cijene i troškovi, potrebne količine i sl.
- Krenulo se u izradu budžeta nabave koji je postao odgovornost osoba koje su bile odgovorne za naručivanje. Uvedena je kontrola planiranog i realiziranog. I naravno da je taj proces bio vrlo zahtjevan, javio se otpor, šefovi kuhinja smatrali su da se time guši njihova kreativnost. Ali ipak smo uspjeli pronaći zadovoljavajuće rješenje.
Kada se određene kategorije prikažu kroz novac i troškove, planiranje i naručivanje postaje ozbiljnije i detaljnije.
Najveći problem stvarali su „viškovi“ hrane. No, detaljnijim planiranjem viškovi više nisu bili toliki problem što je naravno rezultiralo smanjenjem troškova.
Iako je hotel provodio godišnje tendere glavnih kategorija hrane za cijelu grupaciju, ipak su postojala uska grla. To je bilo prvenstveno zbog nedovoljne komunikacije, razumijevanja procesa i tijeka informacija. Tu smo postavili vrlo jasan proces sa definiranim koracima sa kojima su svi u lancu bili upoznati. Vjerujem da će ovogodišnje provođenje tendera biti daleko efikasnije.
Glavni izazovi u području održavanja
Osim hrane i pića, još jedna zanimljiva kategorija u hotelu je područje održavanja. Glavni izazovi koji su se ovdje događali su:
- Planiranje godišnjeg održavanja – pregled soba i popratnih prostorija
- Zalihe sitnog inventara odnosno potrošnog materijala – što staviti na zalihu, a što ne
- Standardizacija potrošnog materijala – npr. tip žarulja, vrsta slavina, potrepštine za wellness i sl.
- Kontrola cijena – iako su jedinične cijene potrošnog materijala i sitnog inventara male, radi se o većim količinama pa ukupni trošak nije zanemariv
- Ovdje smo također definirali glavne kategorije koje će se provoditi kroz godišnji tender. Uveli smo jaču kontrolu osoba zaduženih za naručivanje i odobravanje troškova. Također, iako hotel ima svoju kategorizaciju, postojale su razlike u pojedinim kategorijama potrošnog materijala pa se krenulo i u proces standardizacije.
Svi mi koji se bavimo konzultantskim poslom u cilju unapređenja poslovanja nekog poduzeća, znamo da je izazovan dio sama implementacija promjena i uvođenje noviteta te daljnja održivost unapređenja u svakodnevnom radu. Pozitivnim pristupom, edukacijama, otvorenom i jasnom komunikacijom uspjeli smo pokrenuti promjene.
Vjerujem da će u ovu sezonu ući bolje pripremljeni, a kontrola troškova i optimizacija nabave i zaliha će sigurno dovesti do veće efikasnosti poslovanja.
Poboljšanje lanca opskrbe u hotelijerstvu
Na temelju ovog slučaja možemo definirati nekoliko bitnih segmenata za unapređenje procesa nabave i lanca opskrbe u hotelijerstvu:
- Jedinstveni proces i obrasci naručivanja – Što se točno naručuje, tko je ovlašten naručivati i po kojem principu. Da li postoji rezervna varijanta u slučaju da nekog nema. Da li naručitelji/korisnici znaju što treba.
- Sustav kontrole – Odgovornost planiranja, izrada budžeta, kontrola realiziranog.
- Dobavljači – Sustav praćenja isporuka i reklamacija, pronalaženje novih dobavljača, provođenje godišnjih tendera.
Za kraj, možemo zaključiti da su hoteli megalomanski „proizvodni“ kapaciteti koji u prvi plan stavljaju svog gosta. U portfelju naručivanja jednog hotela koncentrirani su različiti proizvodi i usluge sa svojim specifičnostima. Hoteli imaju svoja skladišta sa zalihama, nužna je kontrola potrošnje i proizvodnja „škarta“ (viškova). I zato je bitno adekvatno i pravovremeno planiranje nabave.
Naravno, UVIJEK na prvom mjestu treba voditi računa o kvaliteti. Ni jedna ušteda ne smije utjecati na razinu kvalitete proizvoda i usluga koju hotel pruža i to treba kontinuirano imati u vidu. Ali s druge strane to NE SMIJE biti ni opravdanje da se o kontroli troškova, nabavi i zalihama ne bavimo detaljno, analitički i planski.
Autor: Nataša Cikač, konzultant za nabavu i lanac opskrbe. Email: info@cronata.hr
