Kada svoje polaznike koji polaze Nabavnu akademiju pitam što za njih predstavlja operativna nabava, odgovori koje najčešće dobijem su: papirologija, administriranje, izrada upita, slanje mailova, telefoniranje i slično. To je njihova percepcija poslova koje obavljaju unutar operativne nabave.
Zašto je to tako, pokušat ćemo odgovoriti kroz seriju članaka.
Što je operativna nabava ustvari?
Nabava je u svakom slučaju početak poslovnog procesa poduzeća budući da je njezin osnovni cilj osiguravanje potrebnih inputa za proizvodnju, rezervnih dijelova i opreme, potrošnih materijala, usluga, svega što jedno poduzeće treba kako bi moglo isporučiti gotov proizvod svojim krajnjim kupcima. Nabava sve više postaje strateška poslovna funkcija koja definira vrijednost i kvalitetu krajnjih proizvoda i usluga. Ali ipak postoji određeni dio nabave koji podrazumijeva administrativne poslove, a to spada u operativnu nabavu.
Najjednostavnija definicija nabave s aspekta ciljeva nabave je: nabaviti robu i usluge odgovarajuće kvalitete iz odgovarajućih izvora uz pravovremenu dostavu na odgovarajuće mjesto po odgovarajućoj cijeni. Iz ove definicije proizlaze sljedeći ključni parametri nabave:
- kvaliteta
- količina
- cijena
- lokacija
- pravovremenost
Stoga je zadatak poduzeća da definira proces nabave na način da će biti zadovoljeni svi navedeni parametri.
Što proces operativne nabave uključuje?
Svaki proces nabave započinje nekim zahtjevom za nabavu. Nakon toga slijedi slanje upita, usporedba i analiza ponuda, odabir dobavljača i ugovaranje. Zatim slanje narudžbenice, praćenje i realizacije isporuke, reklamacije i provjera računa dobavljača. Ovo su više-manje elementi procesa koji se odrađuju u okviru operativne nabave.
Naravno, s obzirom na organizacijsku strukturu i veličinu poduzeća, poslovi poput praćenja i rješavanja reklamacija i likvidacija ulaznih računa mogu, ali i ne moraju biti dio nabave. No bez obzira na sve, ovo je jedan klasičan opis poslova koji se odvijaju unutar operativne nabave.
Koje sve dokumente koristi operativna nabava?
Od dokumenata tu su interni obrasci za naručivanje i planiranje potreba. Zatim stanje zaliha, forme obrazaca za slanje upita dobavljačima, narudžbenice, eventualno reklamacijski zapisnici i ulazni računi. S obzirom na specifičnosti pojedine industrije, unutar operativne nabave mogu se javljati i drugi dokumenti poput tehničkih specifikacija, certifikata, raznih dozvola i drugo.
Sve su to dokumenti koji se pojavljuju u okviru procesa nabave. Nužno je da dokumenti budu jasni i razumljivi, da se zna tijek kolanja dokumentacije, da su razumljive razine odobravanja pojedinih dokumenata i slično.
U radu sa klijentima doznajem da najčešće greške i problemi koji se javljaju u odvijanju operativnih poslova su nedovoljna i nejasna komunikacija, preskaču se koraci u procesu i nema jasne odgovornosti. Upravo zbog svega navedenog nabava se svede na „Katice za sve“ sa jako malo vremena i puno nepoznanica. Posljedica toga je neizvršenje nabave u traženom roku. Tada nabava pokušava gasiti požar što stvara dodatnu nervozu te se javlja demotiviranost i sve to ima posljedice na kvalitetu izvršenja poslova.
Digitalna transformacija za bolju nabavu
Dobar informatički sustav ili ERP daleko olakšava odvijanje procesa operativne nabave. Ukoliko poduzeće nema kvalitetnu informatičku povezanost, dovoljno je kroz opis procesa opisati odgovornosti i tijek radnih zadataka. Ipak, svakako treba težiti digitalnoj transformaciji kako bi se zadaci pojednostavili i povezali te time olakšale aktivnosti djelatnicima u nabavi.
Naravno, za kvalitetnu digitalnu transformaciju nužno je definirati jasne korake u procesu i to od samog početka obavljanja poslova operativne nabave. O tome ćemo govoriti u sljedećem nastavku.
Ukoliko želite naučiti više o operativnoj nabavi pozivam da se pridružite na stručnoj edukaciji iz nabave koju je do sada prošlo preko 100 djelatnika u nabavi iz Hrvatske i regije! Više informacija saznajte ovdje: Nabavna Akademija.
Autor: Nataša Cikač, konzultant za nabavu i lanac opskrbe
