U izazovnim i turbulentnim vremenima u kojima poduzeća posluju, vrijeme je neminovno jedan od bitnih resursa. Nabava kao proces vrlo često se nalazi u škripcu sa vremenom i to iz više razloga:
- Loše planiranje
- Neadekvatna komunikacija između nabave i internih korisnika
- Neažurni podaci o stanju zaliha
- Logistički izazovi
- Kašnjenja dobavljača…
Svaki od ovih slučajeva je izazov kako za samu nabavu tako i za kompletan proces dobave i kontinuiteta poslovanja. I razlozi zašto se ovakvi slučajevi javljanju prije svega ne ovise samo o nabavi već i o ostalih sudionicima u nabavi… internim korisnicima, dobavljačima, logističkim smetnjama u okruženju i sl.
No nabava si definitivno može pomoći na jedan od provjerenih načina kako da bude efikasnija, a to je osigurati sljedivost u procesu nabave.
Što je sljedivost?
Sljedivost ( eng. Traceability) je pojam koji označava sustav praćenja i identifikacije koraka u određenim procesima. Sljedivost sve više dobiva na značaju posebno u proizvodnji hrane, kako bi se utvrdilo porijeklo sirovina i komponenti koje se koriste u procesu proizvodnje. Možemo reći da je sljedivost mogućnost praćenja nekog proizvoda kroz određene faze proizvodnje, prerade i distribucije, odnosno kroz cijeli lanac opskrbe.
Ovaj sustav usko je povezan sa sve većim interesom potrošača za porijeklo sirovina kao i zakonsku regulativu kojom se osigurava kvaliteta i sigurnost .
Nabava koja ima jednu od ključnih uloga u lancu dobave i te kako je važna u praćenju sljedivosti kako bi osigurala efikasnost, ali i transparentnost ulaznih sirovina i materijala.
6 koraka kojima osiguravamo sljedivost u procesu nabave
Iako nabava nije samostalna već je suportivna funkcija ostalim dijelovima u poduzeću, od iznimne je važnosti praćenje svih faza u procesu. Daleko je lakše ukoliko tu povezanost prati ERP ili neko drugo informatičko rješenje no u praksi sam nailazila na klijente koji unatoč odličnoj informatičkoj podršci ipak nisu imali jasnu sljedivost. Dakle, krenimo redom.
- Potreba za nabavom izražava se kroz zahtjev internog korisnika ili na temelju stanja zaliha – ovdje je važno unijeti šifru robe/usluge koja se naručuje, ukoliko postoji, zatim podatke o internom korisniku, broj dokumenta na temelju kojeg se naručuje, eventualnu broj ponude ukoliko postoji
- Sljedeći korak je slanje upita dobavljaču – obavezno staviti vezu sa dokumentom internog zahtjeva, podatke o robi/usluzi, ukoliko postoji šifra i sl.
- Ukoliko naručujemo od provjerenog dobavljača gdje postoji ugovor ili aktualne ponude – šaljemo narudžbenicu. Ona obavezno mora imati svoj broj, a svakako i vezu sa internim dokumentom, brojem ponude ili ugovora od dobavljača
- U procesu naručivanja uvijek je dobro zatražiti i potvrdu narudžbe dobavljača. Ovdje je bitno je da na potvrdi narudžbe dobavljač navede broj naše narudžbenice a po mogućnosti i ponudu na koju se narudžbenica odnosi
- Sljedeći korak je isporuka robe u naše skladište. Isporuku prati dokument dostavnica i ono što je ključno tražiti od dobavljača da na dostavnici obavezno navede broj naše narudžbenice ili ugovora
- Zadnja faza je slanje računa dobavljača i ovdje je također ključno da se obavezno navede broj naše narudžbenice ili ugovora što će olakšati likvidaciju računa.
Ovo su osnovni koraci koji nam olakšavaju praćenje u procesu nabave te efikasnost u svim fazama. Svaki od navedenih koraka može sadržavati i još neke parametre no ja sam navela minimalne koji su nužni kako biste osigurali sljedivost u svom procesu nabave.
Autor: Nataša Cikač, mr.sc. – konzultantica za nabavu i lanac opskrbe
