Kako poboljšati proces nabave kroz KPI
Kraj godine je period kada rezimiramo postignuća u tekućoj godini, sumiramo rezultate poslovanja i uspoređujemo sa postavljenim ciljevima i planovima. Nabava kao jedna od funkcija u poduzeću također utvrđuje svoju uspješnost usporedbom zadanih ciljeva i parametara sa ostvarenim rezultatima. Zato je optimizacija procesa nabave važna karika u uspjehu poduzeća.
Jedan od alata koji pomaže u praćenju uspješnosti nabave su ključni indikatori uspješnosti (KPI). KPI pomažu u ostvarivanju ciljeva, zadanih strategija i apsolutno unapređuju i poboljšavaju provedbu zadataka nabave. Naravno, ali samo ukoliko su dobro definirani, prilagođeni situaciji i usmjereni ciljevima poduzeća.
U svojoj konzultantskoj praksi prilikom pružanja podrške klijentima za unapređenje nabave i upravljanje zalihama nailazim na sve veći broj tvrtki koje koriste ovaj alat u svom radu. No, najčešće dobijem sljedeću povratnu informaciju: nemojte nam spominjati KPI, to je samo dodatni posao, nema nikakve koristi, to su nam odredili šefovi i sl. Zato, krenimo od početka…
Što je KPI?
Zadatak KPI je da pomažu u poboljšanju razine usluge koju proces nabave obavlja, identificiraju potencijalna uska grla i pomažu da se nabava kontinuirano unapređuje. Ukoliko pogledamo glavni zadatak nabave, odnosno njezinu osnovnu funkciju, možemo reći da se svodi na dobavu proizvoda i usluga u odgovarajućoj kvaliteti u definiranom roku uz minimalni trošak. Iz toga proizlaze i 3 grupe KPI koji su povezani sa:
- povećanjem kvalitete,
- smanjenjem troškova odnosno povećanjem ušteda
- i poboljšanjima u isporukama.
Vrlo je važno promatrati definiranje KPI kroz sve tri grupe. Jer npr. snižavanje cijena može utjecati na povećanje škarta ili preuranjena isporuka može utjecati na veličinu zaliha i angažman financijskih sredstava. Direktan utjecaj na likvidnost ili smanjenje cijene može utjecati na nezadovoljstvo internih korisnika nabavljenim proizvodom odnosno uslugom i sl.
Kako definirati KPI?
Često me pitaju koji su najčešći KPI koje koriste druga poduzeća. To može biti okvir za uvođenje KPI, ali nije najispravniji način. KPI mora biti jedinstven za poduzeće, njegovu djelatnost i odjel na koji se odnosi, a ovdje govorimo o nabavi i skladištu. Mora biti razumljiv svim sudionicima u procesu i jednostavan za provođenje.
To mora biti alat koji pomaže unapređenju procesa, a ne da opterećuje proces i djelatnike. Broj KPI je individualan i za početak je dovoljno uvesti dva-tri, a kada postanu dio procesa i počinju donositi efekte mogu se polako dodavati sljedeći KPI.
Jednom definirani KPI nije bez roka trajanja. Ukoliko neki KPI ne donosi efekte, postaje opterećenje procesu i ne ostvaruje zadane ciljeve, potrebno je proučiti razloge i naravno provesti promjene. I za kraj, KPI trebaju razumjeti svi sudionici u procesu, kako djelatnici u nabavi tako i ostali u poduzeću. A sve sa ciljem da se kvalitetno primjenjuju i ostvare zadane ciljeve.
Da li imate KPI u nabavi i koliko Vam pomažu u unapređenju procesa?
Nadam se da sam Vam približila važnost korištenja KPI za proces nabave i, ono najvažnije, za poboljšanje nabave. Ukoliko trebate dodatnu podršku u razumijevanju i definiranju kvalitetnih KPI za Vaše poduzeće, slobodno se obratite na: info@cronata.hr
Ako Vas zanima opsežna edukacija iz nabave svakako nam se pridružite na Nabavnoj Akademiji. Jer sjetite se da nabava kreira Vaš budući profit!
Autor: Mr. sc. Nataša Cikač, dipl. oec., konzultant za nabavu i upravljanje zalihama, vlasnica tvrtke Cronata d.o.o. Više od 20 godina poslovnog iskustva u korporativnom okruženju iz područja nabave i logistike. Članica je Hrvatske udruge nabavne djelatnosti i konzultantica EBRD-a. Certificirani stručnjak za kontinuirana poboljšanja.
