U današnjem poslovanju naglasak je sve više na tome da se uz optimalno korištenje resursa ostvari maksimalni efekt. Izazovi globalne ekonomije promijenili su perspektivu organizacijske kulture uvodeći izvrsnost u svaki segment poslovanja primjenom najboljih praksi, pa tako i kad je u pitanju organizacija skladišta. Jedan od alata koji pomaže za ostvarivanje organizacijske izvrsnosti u radu skladišta je 5S.
Što je 5S metoda?
5S je Lean metodologija koja pomaže u postizanju primarnog cilja da problemi i izazovi moraju postati vidljivi. Danas je jednostavno prepoznato da 5S omogućuje ostvarenje produktivnosti i konkurentnosti poslovanja. To je japanska metodologija koja opisuje korake u procesu organizacije radnih mjesta, a dolazi od japanskih riječi:
- SEIRI – engl. SORT
- SEITON – engl. SET IN ORDER
- SEISO – engl. SHINE
- SEIKETSU – engl. STANDARDIZE
- SHITSUKE – engl. SUSTAIN
Primjena ovog alata je vrlo široka, a osobito je praktična i učinkovita u organizaciji rada skladišta.
Najveća prednost 5S metoda za organizaciju skladišta
Ukratko možemo reći da 5S metodologija pomaže da se radno mjesto očisti i organizira te je upravo na tome najveći naglasak. Ovim alatom ostvaruje se bolja efikasnost operacija i aktivnosti u skladištima. Budući da su skladišta centri logističkih aktivnosti prema kupcima ili internim korisnicima (proizvodnja, distribucija) nužno je vrlo brzo identificirati određene zastoje i uska grla, utvrditi uzroke nastanka te što brže i efikasnije riješiti probleme.
Upravo je prednost alata 5S da vrlo brzo uočava prostor za poboljšanje radne efikasnosti i organizacije skladišnog prostora. Ukoliko je u skladištu implementiran alat 5S i dio je organizacijske kulture, tada je skoro pa nemoguće da npr. transportni put bude zakrčen čime otežava manipulaciju i usporava rad.
Sigurnost zaposlenika kao prioritet
Mnogi sustavi uvode i 6S koji se odnosi na SAFETY, tj. sigurnost, koja postaje izuzetno važna značajka poslodavcima i tvrtkama. Cilj i naglasak su i dalje na povećanju efikasnosti poslovanja, ali ne pod svaku cijenu.
Sigurnost zaposlenika, a uz to povezana i zaštita na radu, postaju primarne značajke i bitni elementi u svakodnevnom radu.
Zašto implementirati 5S?
Iako je primarno postala popularna u automobilskoj industriji, nakon uspješne primjene u Toyoti u 80-im godinama prošlog stoljeća, 5S metodologija ima svoju široku primjenu u raznim industrijama i segmentima poslovanja kroz prilagodbu i modifikacije alata.
Kada govorimo o skladištima, praksa je pokazala da 5S metodologija donosi sljedeće prednosti:
- skladište postaje čisto i organizirano,
- povećava se produktivnost rada skladišta,
- povećava se kvaliteta rada,
- ostvaruju se uštede u troškovima rada skladišta,
- unapređuju se pokazatelji uspješnosti isporuka – točnost i brzina,
- poboljšava se sigurnost rada,
- eliminiraju se gubici vremena, prostora i ostalih resursa,
- raste moral zaposlenika skladišta.
Istraživanja su pokazala da primjena 5S alata u skladištima povećava:
- sigurnost i motivaciju zaposlenika,
- kvalitetu rada,
- duži vijek trajanja opreme i alata.
Istovremeno dolazi do smanjenja:
- ozljeda,
- troškova skladišta,
- grešaka pri isporukama,
- gubitaka vremena i praznog hoda,
- neefikasnih radnih rutina,
- neiskorištenog skladišnog prostora,
- troškova zaliha,
- lomova, škarta i oštećenja.
Implementacija 5S metoda – od kuda početi?
Kada se krene u implementaciju 5S kao jednog od najjednostavnijih alata u postizanju izvrsnosti u organizaciji i radu skladišta, trebamo voditi računa da se radi o cikličkom procesu. Naime, koncept kontinuiranih poboljšanja podrazumijeva stalno ponavljanje koraka i pronalaženje novih prostora za poboljšanje i unapređenje. Stoga je preduvjet stvoriti organizacijsku kulturu koja će prihvatiti alat 5S kao dio svakodnevice, a ne dodatno opterećenje zaposlenicima.
Kao što i sam naziv govori, radi se o 5 koraka koja ćemo u nastavku detaljnije opisati.
1. SORT
Kako krećemo u organizaciju radnog prostora skladišta, prva stvar je da sve što se nalazi u tom prostoru sortiramo i to po principu da posebno označimo predmete/robu koje više ne trebamo i nemaju nikakvu vrijednost (oštećena roba, škart, viškovi, povrat i slično), a posebno predmete/robu koja se i dalje koristi. Ukoliko se u skladištu nalazi oprema u kvaru (npr. viličari) njih također treba posebno značiti, kao i robu koja traži specijalne uvjete skladištenja (ulja, kemikalije i slično). Za označavanje robe koriste se crvene kartice i u skladištu treba označiti poseban prostor za tzv. crvenu zonu.
2. SET IN ORDER
Ovaj korak je najizazovniji za skladište. Naime, sada je potrebno sve one predmete koje smo sortirali organizirati na način da ostvarimo najbolju protočnost našeg skladišnog poslovanja. Tu nema univerzalnog recepta, već je potrebno voditi računa o specifičnostima poslovanja i rad u skladištu organizirati na način da ima najmanje gubitaka. Ovaj korak podrazumijeva:
- označavanje skladišta sa uputama i instrukcijama za zaposlenike,
- označavanje transportnih puteva, prostora za manipulaciju, utovar i slično,
- označavanje skladišnih pozicija – regala, paletnih mjesta, prostora za odlaganje i slično.
3. SHINE
Ovaj korak podrazumijeva održavanje skladišta i radnih mjesta čistim, slobodnih transportnih puteva, stavljanje robe/materijala na označene pozicije i sl. Uspostavljanjem sustava 5S ovaj korak postaje dio svakodnevne rutine i obveze zaposlenika skladišta te ne predstavlja dodatno opterećenje u radu. Prijedlog je napraviti vrlo jednostavnu check listu sa zadacima kako bi zaposlenici pratili i kontrolirali izvršenje svojih aktivnosti.
4. STANDARDIZE
Ovaj korak predstavlja okosnicu primjene metodologije 5S. Naime, nakon što smo sortirali, uveli red te održavamo skladište čistim, vrlo su jasnije vidljiviji prostori za standardizaciju. Definiraju se koraci koji postaju dio dnevne, tjedne ili mjesečne rutine. Opet je prijedlog napraviti check liste radi lakšeg praćenja i kontrole. Također, nužno je provoditi redovne edukacije zaposlenika, i to ne samo po pitanju redovnih aktivnosti u skladištu, već i kako postupiti u slučaju određenih poteškoća. Npr. što poduzeti kad dođe do oštećenja dizalice ili koji su koraci kada se razlije kemikalija u skladišnom prostoru.
5. SUSTAIN
Održivost promjene je najveći izazov svakog poslovanja pa tako i kod primjene 5S alata. Stoga je nužno uvesti kontrolne točke, redovne ili čak nenajavljene provjere provođenja procesa kako bismo održavali razinu svjesnosti i važnosti provođenja ovog alata. Naravno, ukoliko vidimo da postoje poteškoće u provođenju, bitno je utvrditi razloge te prilagoditi alat trenutnim uvjetima i mogućnostima.
Preporuke za uspješnu implementaciju 5S metoda
Iako je ovaj alat vrlo jednostavan i praktičan za primjenu u skladišnom poslovanju, vrlo je važna organizacijska kultura te angažiranost zaposlenika na projektu. Stoga je prijedlog formirati međufunkcijski tim koji će biti zadužen za implementaciju metodologije jer samo tako ona može doprinijeti svim prednostima.
Možemo reći da je ova metodologija izvrstan pristup poboljšanjima budući da je jednostavna, a njezina implementacija ne iziskuje velike troškove. Evo nekoliko preporuka za kvalitetnu implementaciju 5S:
- savjesnost, spremnost i angažiranost svih zaposlenika,
- podrška Uprave i top managementa,
- formiranje multifunkcijskog tima,
- edukacija i upoznavanje svih zaposlenih sa metodologijom i načinom primjene,
- izrada jasnog plana za provođenje svih 5 koraka,
- vizualizacija ostvarenja i rezultata svake faze,
- cikličko ponavljanje kako bi koraci postali svakodnevna rutina.
Upravo dosljednošću i održivošću, 5S metodologija može ostvariti sve prednosti implementacije u segmentu skladišnog poslovanja.
Autor: Nataša Cikač, konzultant za nabavu i lanac opskrbe
