Upravljanje zalihama i inventura
Uz proces nabave i naručivanja u poduzeću, usko je povezano i upravljanje zalihama. Kada i koliko naručiti najvažnije je pitanje da možemo osigurati nesmetano odvijanje poslovnih procesa. A s druge strane, moramo paziti da ne potrošimo previše novaca i eventualno narušimo likvidnost poslovanja poduzeća.
Stoga je cilj svakog procesa upravljanja zalihama postići ravnotežu između plasmana financijskih sredstava u zalihe te povećanja ili zadržavanja zadovoljstva korisnika (proizvodnja) i krajnjih kupaca.
Što su zalihe?
Zalihe spadaju u kategoriju kratkotrajne materijalne imovine. Predstavljaju količinu koja je potrebna poduzeću kako bi se nesmetano odvijali procesi proizvodnje i prodaje. Zalihe također predstavljaju i osiguranje od svih mogućih rizika.
Postoje tri osnovne vrste zaliha:
- Zalihe sirovina i materijala – sirovine i materijali su sva ona dobra koje poduzeće naručuje za potrebe vlastite proizvodnje i pripreme/proizvodnje svog gotovog proizvoda.
- Nedovršena proizvodnja – to su sva sredstva koja se nalaze u procesu proizvodnje i na kojima se provode određene operacije kako bi se dobio gotov proizvod.
- Zalihe gotovih proizvoda i trgovačka roba – zalihe gotove robe predstavljaju kompletirane gotove proizvode poduzeća koji su spremni za distribuciju i prodaju.
Najvažniji je zadatak procesa upravljanja zalihama osigurati upravo onu količinu robe koja će omogućiti kontinuiranu proizvodnju i prodaju.
Kako odrediti „pravu“ količinu zaliha?
Kao što sam već naglasila, temeljni cilj upravljanja zalihama je maksimizirati zadovoljstvo naših kupaca i minimalizirati troškove koji nastaju u procesu dobave i čuvanja zaliha. Ukoliko imamo prevelike zalihe, stvaraju se nepotrebni troškovi. S druge strane, neimanje dovoljnih zaliha može dovesti do gubitaka kupaca, a time i prihoda.
Upravo iz tog razloga, poduzeća su prepoznala važnost procesa planiranja i upravljanja zalihama. Svi koji se bave procesom planiranja i upravljanja zalihama znaju da to doista nije jednostavno. Nabrojat ću nekoliko čimbenika o kojima ovisi visina zaliha:
- Način i opseg proizvodnje – pravovremena informacija o potrebama materijala za proizvodnju je nužna kako bi se izbjegli eventualni zastoji proizvodnog procesa. Odnosno kako ne bi nastajali dodatni troškovi hitnih isporuka.
- Troškovi držanja zaliha – podrazumijevaju nabavnu cijenu, troškove naručivanja, prijevoza i troškove skladištenja zaliha.
- Veličina i broj skladišta – ukoliko imamo veći broj skladišta i dislocirane lokacije, sigurno da je potreba za zalihama veća.
- Način i uvjeti skladištenja – ovo se odnosi na veličinu skladišnih kapaciteta, stanje samog skladišta i dodatne opreme, potrebe eventualnih posebnih skladišnih prostora (rashladne komore, silosi, prostor za plinove i kemikalije, i slično).
- Učestalost naručivanja i zahtjevi dobavljača – da li naručujemo manje količine pa češće, ili naručujemo rijeđe pa u većim količinama, da li nas dobavljač uvjetuje minimalnim narudžbama i sl.
- Karakteristike sirovina i materijala i slično – sigurno da optimalna razina zalihe npr. za metalnu industriju nije ista kao za prehrambenu, i obratno.
Sve su ovo čimbenici koji utječu na veličinu zaliha koje poduzeće želi odnosno treba imati. Zato prilikom definiranja optimalne razine zaliha treba uključiti što više parametara kako bismo postigli efikasnost procesa upravljanja zalihama i nesmetano odvijanje proizvodnje i prodaje.
Koji alati mogu pomoći za upravljanje zalihama?
Za upravljanje zalihama može pomoći prije svega dobar, točan, povezan i kontrolirani informatički sustav. Tu svakako treba naglasiti da je bitna točnost unošenja podataka o ulazima, potrošnji i izlazima robe. Naravno da su preduvjeti za to kompetencije zaposlenika koji unose podatke u sustav. Danas na tržištu postoje različiti sustavi praćenja i kontrole skladišnog poslovanja, kao dio integriranog informatičkog rješenja ili kao zasebni moduli. No, naglasak je svakako na povezanosti sa svim relevantnim procesima u poduzeću – skladište, nabava, proizvodnja, računovodstvo, prodaja i ostali.
ABC analiza je alat koji pomaže u kontroli zaliha. Još se naziva i Parettova analiza jer se temelji na Paretovom pravilu 80:20. Polazište je na tome da 20% robe na zalihi predstavlja 80% prometa. Na temelju tog pravila definiraju se A, B i C grupe roba te se sukladno tome definiraju strategije praćenja i kontrole zaliha.
Koeficijent obrtaja zaliha je pokazatelj uspješnosti poslovanja. Pokazuje koliko puta su se prosječne zalihe prodale tijekom vremenskog perioda. Izračunava se tako da se godišnji promet podijeli sa prosječnim godišnjim zalihama.
Upravljanje zalihama za profitabilno poslovanje
Upravljanje zalihama nije jednostavno i iziskuje vrlo detaljan i analitičan pristup. Jednom kada je proces dobro postavljen, poduzeće može poslovati efikasnije i profitabilnije. A tada možete provesti inventuru jednostavnije, točnije i brže.
Educirajte se za kvalitetno provođenje inventure!
Ovom prilikom Vas pozivam na radionicu koju ću održati 19.11.2020. u Zagrebu, a na kojoj ćete naučiti kako provesti inventuru na efikasan i kvalitetan način. Sadržaj radionice i kako da iskoristite popust prilikom rane prijave, saznajte na sljedećem linku:
Autor: Nataša Cikač, konzultant za nabavu i lanac opskrbe
