Bez obzira kojom vrstom djelatnosti se bavimo, greške se u nabavi događaju.
1. Ušteda, ušteda i …. samo ušteda
Ako je nabava kontinuirano koncentrirana da ostvari uštedu, odnosno pronađe najpovoljniju cijenu, ne vodeći pritom računa o ostalim parametrima nabave, vrlo vjerojatno će dugoročno gledano povećati svoje troškove. Zašto? Zato što stalan pritisak na cijenu može dovesti do:
- smanjenja kvalitete dobavljača
- povećanja troškova transporta
- gubitka krajnjih kupaca zbog povećanog broja reklamacija.
Fokusirajmo se na cijenu i težimo tržišnim uvjetima, ali to ne smije biti jedina strategija u nabavi.
2. Dosljednost
Ako imamo jasno propisan proces, tada se istog treba i pridržavati. To znači da ne možemo kolegi iz prodaje dozvoliti da on sam naruči nešto kod našeg dobavljača. Isto tako ne možemo niti kolegici iz marketinga progledati kroz prste jer je sama nešto naručila, a mi ćemo naknadno isto pokriti narudžbenicom.
Sve se navedeno u praksi događa. Poštivanje procesa, dosljednost u procesima, dovodi do ušteda u nabavi. Jedino tada nabava ima cjelokupan pregled nad troškovima.
3. Nedostatak kontrole
Neovisno imamo li odjel kontrolinga ili neke druge razine koje na mjesečnoj bazi prate naše troškove, ne možemo biti sigurni da su naši troškovi pod kontrolom. Kako se približava kraj godine, velika je vjerojatnost da ćemo se krenuti čuditi nastalim troškovima. Nažalost to će i dalje događati ako ne uvedemo sustave kao što su:
- budžeti
- odgovornosti za troškove po razini profitnih centara
- kontroling koji će nas povremeno podsjećati i davati podatke.
Točni i redoviti podaci mogu nas itekako spasiti od velikih troškova. Nabava je odjel koji itekako upravlja troškovima. No ne može to raditi ako nema točan i pravovremen uvid u iste.
4. Slaba komunikacija među odjelima
Ovu grešku mogli bi staviti i na prvo mjesto grešaka koje se događaju u nabavi, jer je vrlo česta, a iz slabe prelazi najčešće i u nikakvu komunikaciju nabave s drugim odjelima. Kako bi nabava mogla ostvariti zadane ciljeve potrebni su jasni inputi internih korisnika. A za isto je ključna dobra, kvalitetna i pravovremena komunikacija.
Komunikacija mora biti dvosmjerna, pa tako i nabava mora osigurati povratne informacije internim korisnicima o:
- poskupljenju dobavljača
- rizicima koji se javljaju prilikom nabave, kao npr. kašnjenja roba i materijala
- reklamacijama koje su nastale i nabava određenih sirovina morala se ponoviti i sl.
5. Partnerski i dobar odnos s dobavljačima
Često se događa da kupujemo od:
- neprovjerenih dobavljača
- dobavljača s kojima ne pregovaramo
- s kojima nemamo provjerene i dobre odnose.
Sve je navedeno prihvatljivo ako se radi o jednokratnim kupnjama. Međutim, ako govorimo o kontinuiranom, ozbiljnijem poslovanju, tada naši dobavljači moraju biti predmet naše kontrole, našeg sustava vrednovanja, praćenja rizika, pregovaranja, a ponekad i sklapanja ugovora s ciljem obostranog interesa u ugovornom odnosu.
Ne sumnjam da bi mogli nabrojati još neku grešku, ali moje dugogodišnje iskustvo u nabavi ovih 5 gleda kako najčešće.
Dobro je što ih možete izbjeći ako o njima vodimo računa i koristimo alate koji će nas spriječiti da te greške ponavljamo.
Izdvajate li jednu od navedenih kao najčešću ili želite dodati neku svoju?
Autor: mr.sc. Nataša Cikač – konzultantica za nabavu i lanac opskrbe
