U prošloj objavi (koju možete pročitati ovdje: Operativna nabava – 1. dio) definirali smo pojam operativna nabava i što sve proces operativne nabave uključuje. Kao što sam tamo navela, svaki proces nabave započinje nekim zahtjevom za nabavu. Nakon toga slijedi slanje upita, usporedba i analiza ponuda, odabir dobavljača i ugovaranje. Zatim slanje narudžbenice, praćenje i realizacije isporuke, reklamacije i provjera računa dobavljača. Ovo su više-manje elementi procesa koji se odrađuju u okviru operativne nabave.
Isto tako, spomenuli smo da najviše problema u nabavi uzrokuje upravo nejasna i nedovoljna komunikacija između internih korisnika i zaposlenika u nabavi. Javlja se preskakanje koraka u procesu, odnosno nedostatak odgovornosti. Zato je potrebno postaviti neka važna pitanja na koja ću odgovoriti u nastavku.
Operativna nabava – kako je učiniti efikasnijom?
Kada god radim sa klijentima, uvijek postavim pitanje: na temelju čega pokrećete nabavu? Što znate da treba naručiti? Koliko i u kojem roku? Da li je definirana kvaliteta robe i usluga koje treba naručiti ili ne? Odgovori koje najčešće dobijem su: kolege pošalju mail, nazovu telefonom, pošalju mail i dođu reći da su poslali mail, kažu što trebaju usput na hodniku ili za vrijeme pauze, sami kontaktiraju dobavljača i onda u nabavu dođe račun i sl. Poznato, zar ne?
U praksi, proces nabave započinje na dva načina:
- praćenjem zaliha i pokretanjem procesa nabave kada to razina zalihe signalizira,
- na temelju dokumenta kojim interni korisnici daju potrebu za nabavu.
U nastavku ćemo razmotriti što je važno kod oba ta slučaja.
Operativna nabava na temelju praćenja zaliha
Kada je u pitanju praćenje zaliha, najvažnije je definirati sljedeće:
- zalihe koje robe i proizvoda ćemo pratiti, jer ne moramo nužno baš sve imati na zalihi – to ovisi o prodajnoj politici i strategiji poslovanja.
- utvrditi razinu zaliha koja signalizira pokretanje nove narudžbe – pri tome valja voditi računa o rokovima isporuke od dobavljača te eventualnim specifičnostima kao što su minimalna količina narudžbe, rokovi trajanja, pokvarljivost, sezonalitet i slično.
- jasno definirati odgovornost za praćenje: tko je odgovoran – skladište, nabava, proizvodnja, prodaja?
Kada su definirani navedeni parametri, proces nabave se pokreće pravovremeno. Tada je dopunjavanje zaliha za potrebe proizvodnje i/ili prodaje jednostavno i transparentno. Ali budući da je poduzeće „živi organizam“ koje djeluje na turbulentnom tržištu, nužno je povremeno provjeravati i korigirati parametre za pokretanje zaliha.
Praćenje i upravljanje zalihama je vrlo bitan segment poslovanja budući da nedostatak zaliha utječe na kontinuitet poslovanja, zastoj u proizvodnji i izgubljene prodaje. S druge strane, prevelike zalihe opterećuju poduzeće, zauzimaju skladišne kapacitete te imaju utjecaj na likvidnost poduzeća. Stoga je nužno uvesti kontrolu praćenja zaliha, a jedan od alata koji nam tu svakako pomaže je koeficijent obrtaja zaliha. Više o tom alatu u nekoj od sljedećih objava.
Proces nabave na temelju dokumenta
Drugi način pokretanja procesa nabave je na temelju dokumenta kojim interni korisnici definiraju proizvod ili uslugu koju žele naručiti. I u ovom slučaju nužno je definirati ključne parametre:
- kreirati interni obrazac u informatičkom sustavu ili za početak u obliku Word dokumenta, to su tzv. interne narudžbenice ili zahtjevi za nabavu ili nalozi za nabavu,
- definirati najvažnije parametre koji su nabavi nužni za pokretanje procesa.
Kada radim s klijentima na optimizaciji procesa nabave, najčešće mi kažu da izgube previše vremena na istraživanje što točno interni korisnici žele. Iako i postoji pisani trag što treba naručiti, često to zna biti u obliku npr. “žarulja, isto kao i zadnji put”, “žuta mast u crnoj kanti” i slično. Možda se ovi primjeri čini čudnima, ali ovakva komunikacija još uvijek postoji u nekim poduzećima.
Zato je osnovni preduvjet definirati parametre koje interni korisnici trebaju navesti kako bi nabavi bilo potpuno jasno što treba naručiti. Naravno, bit će situacija kada ni sam korisnik ne zna što točno treba, no to su posebne situacije i nisu pravilo u radu.
Upravo početak procesa nabave i način naručivanja diktira daljnji tijek aktivnosti. Što više informacija nabava dobije, to će isporuka biti na vrijeme, u traženoj kvaliteti i količini, te po tržišno najboljim uvjetima.
Autor: Nataša Cikač, konzultant za nabavu i lanac opskrbe
