Planiranje nabave
Planiranje nabave u poduzeću je jedna od važnijih poslovnih aktivnosti. Općenito govoreći, postoje različite definicije planiranja, no generalno možemo reći da je planiranje proces koji utvrđuje viziju, misiju i ciljeve poduzeća. Planiranje daje odgovore na pitanje gdje smo, gdje želimo biti u budućem periodu i kako tamo stići. Stoga je kvalitetno planiranje i te kako važno za postizanje ciljeva i ostvarivanje definiranih strategija.
Svi koji se bave godišnjim planiranjem, izradom budžeta i planova znaju da to nije ni lak, ni jednostavan posao. Iziskuje izuzetno puno angažmana, usklađivanja, analiza, razmjenu informacija i podataka. Tu su naravno i očekivanja koja uprava i vlasnici poduzeća stavljaju pred svoj tim.
Kada radim edukacije ili savjetovanje djelatnika iz nabave, obavezno je jedna od tema i planiranje nabave. Moram priznati da često dobijem odgovor da se nabavu ne planira. Na moje pitanje “Zašto?” odgovor je najčešće: “To je kod nas nemoguće, mi smo specifični, ne možemo znati što će biti idući tjedan, a kamoli idući mjesec.”
Moj odgovor je da se planirati uvijek može, samo je potreban dodatni trud, podaci, razgovori i informacije. Hoće li planovi odmah biti detaljni i egzaktni, najvjerojatnije ne. Ali s vremenom će planiranje postati rutina i informacije će biti dostupnije i konkretnije.
Odakle planiranje nabave kreće?
Planiranje nabave u poduzeću uglavnom kreće od prodaje. Naime, prodaja mora dati prognozu očekivanih prihoda za sljedeću godinu. Naravno da ta brojka mora biti veća od prihoda ostvarenih u tekućoj godini. Takav plan prihoda najčešće se razrađuje po kupcima / tržištima i asortimanu / grupama proizvoda. Isto tako nužno je planirati ako ćemo plasirati novi proizvod, novu kategoriju proizvoda, hoćemo li nešto od proizvoda ugasiti odnosno maknuti s tržišta i sl.
Što je plan prodaje detaljniji, tada je daljnje planiranje preciznije. Naravno da u praksi često čujemo od strane prodaje da je teško planirati i predvidjeti prihode u narednom periodu. Uz kombinaciju prethodnih godina, razgovora s kupcima i iskustvu, ipak možemo izraditi kvalitetne i detaljne planove prodaje i prihoda za naredni period.
Plan prodaje se izražava u količini prodanih proizvoda, ali naravno i u financijskom iznosu. Tu svakako treba voditi računa i o politici prodajnih cijena – hoće li se cijene korigirati, na kojem asortimanu, u kojem iznosu, na kojim tržištima i sl. U svakom slučaju važno je usuglasiti prodajnu strategiju s planom prodaje.
Osnova za planiranje proizvodnje
Kada govorimo o proizvodnim poduzećima, plan prodaje je osnova za razradu plana proizvodnje. Plan proizvodnje utvrđuje raspored proizvodnje po proizvodnim kapacitetima i proizvodnim linijama.
Ako kapaciteti nisu dovoljni da bi se zadovoljile potrebe prodaje, nužno je definirati mogućnost investicije u cilju povećanja proizvodnih kapaciteta i/ili usluge vanjskih kooperanata tzv. outsourcing. Za koju opciju će se tvrtka odlučiti ovisi o više faktora:
- trošak nove investicije,
- opravdanost investicije za naredni period (ROI),
- trošak vanjskih partnera (outsourcing) i sl.
Naravno, postoji i druga opcija, a to je da su proizvodni kapaciteti i više nego dovoljni za realizaciju definiranog plana prodaje. No tada se najčešće radi pritisak na prodaju. Potrebno je poduzeti aktivnosti i korake da plan prodaje u potpunosti zaposli proizvodne kapacitete. Najgora opcija za proizvodno poduzeće je kada proizvodni resursi stoje neiskorišteni.
Jednom kada imamo razrađeni plan proizvodnje, vrlo jednostavno je doći po plana potrebnih materijala. Možemo reći da je to okvir za izradu plana nabave.
Ako se ne bavimo proizvodnjom, tada se iz plana prodaje u pravilu generira plan nabave.
Zašto je planiranje nabave važno?
Prije svega, planiranje nabave daje nam jasnu sliku o tome što trebamo nabaviti, u kojoj količini i uz koje troškove. Osnovna zadaća planiranja nabave je da zadovolji potrebe tvrtke u smislu materijala, roba i usluga nužnih za obavljanje osnovne djelatnosti.
Planiranje nam ujedno pomaže da utvrdimo da li su očekivanja realistična. Ovdje primarno mislim na očekivanja one strane koja očekuje da se nabava realizira u kratkom roku, a ne u skladu s regularnim metodama i rokovima nabave. Planiranje nabave predstavlja priliku da svi korisnici usluga nabave (krajnji korisnici, proizvodnja, tehnički odjel, dobavljači) daju svoje relevantne inpute vezane uz pojedine specifične zahtjeve.
Također, prilikom planiranja nabave dobivamo mogućnost kreiranja strategija za nabavne kategorije koje su uključene u plan.
Kvalitetno planiranje nabave nužno je radi optimizacije procesa nabave u cilju ostvarivanja ciljeva tvrtke. Prije svega pruža transparentnost, omogućuje efektivno i pravovremeno prikupljanje ponuda te proaktivno sprječava potencijalna kašnjenja u dobavi. Kroz planiranje omogućeno je bolje upravljanje dobavljačima, pronalaženje pravog dobavljača za svaku kategoriju, grupiranjem materijala i količina postižu se bolji uvjeti i kvalitetnija suradnja s dobavljačima.
Kako izgleda planiranje nabave u poduzeću?
Kao što sam već spomenula, plan nabave sadrži potrebnu količinu materijala, robe i usluga koji su potrebni da bi se ostvarili planirani prihodi prodaje, odnosno realizirali ciljevi tvrtke. Plan nabave je ustvari dio troškova koje tvrtka planira u određenom vremenskom periodu uz troškove plaće i sl.
Definirane količine predstavljaju odličnu osnovicu za godišnje pregovore s dobavljačima. Na temelju dogovorenih komercijalnih uvjeta i definiranih količina kreiramo financijski plan nabave odnosno troškove nabave. Naravno, cilj svake uprave/vlasnika je da troškovi nabave budu što manji. Stoga je i primarni cilj svake nabave da na temelju planiranih potreba ostvari što bolje jedinične cijene.
Prilikom planiranja nabave važno je uzeti u obzir i stanje materijala i robe na skladištu, ako ono postoji. Vrlo često se zaboravi da na skladištu imamo neko početno stanje koje je dovoljno da se zadovolje potrebe tvrtke u određenom vremenskom periodu.
Stoga je na razini tvrtke bitno da plan nabave bude što jasniji i konkretniji kako bi procjena troškova bila točnija. S pozicije odjela nabave, plan nabave je osnovica za optimalno provođenje procesa, definiranje strategija s dobavljačima te minimiziranje rizika u pravovremenosti dobave.
Kako reagirati kada dođe do većih promjena?
Jednom donesen plan prodaje, proizvodnje i nabave postaje okvir za provođenje strategije svakog procesa u narednom periodu. No, i planovi su podložni promjenama. Može doći do određenih poremećaja na tržištu kao što su recimo gubitak kupca/tržišta, otvaranje novih kupaca/tržišta, poremećaj u proizvodnim kapacitetima (veći kvarovi, havarije) ili poremećaja kod dobavljača, a koji stvaraju veća odstupanja u definiranom planu. Tada je naravno nužno odmah reagirati.
Primarno je utvrditi razlozi poremećaja. I zatim, ako je moguće, trebamo vidjeti kako ćemo poremećaje otkloniti. Na temelju tih informacija trebamo korigirati planove u skladu s novonastalim situacijama.
Planiranje nabave pomaže ostvariti ciljeve tvrtke
Zbog svih navedenih čimbenika planiranju moramo posvetiti dovoljno vremena, koristiti što više informacija i podataka, kako internih tako i iz okruženja, a sa ciljem da planovi budu što egzaktniji i da budu kvalitetan alat u ostvarivanju zadanih ciljeva tvrtke.
Ukoliko trebate stručnu pomoć i podršku u procesu planiranja nabave slobodno se obratite i pošaljite upit.
Također Vas pozivam da nam se pridružite na Nabavnoj Akademiji i obogatite svoja znanja iz područja nabave.
Autor: Nataša Cikač, konzultant za nabavu i lanac opskrbe. Email: info@cronata.hr
